Nous avons commencé nos efforts pour attirer la conférence en 2018, il a donc fallu quatre ans pour achever la conférence. Comme l'ACM, une organisation internationale de conférence d'information, était une conférence prestigieuse comparable à l'IEEE, je suis très reconnaissant qu'elle ait été un succès.

Lorsque la séance plénière s’est tenue, nous étions en pleine pandémie de coronavirus et nous avons donc passé la plupart de notre temps à essayer de trouver un équilibre entre prévenir l’infection et stimuler le débat. La séance plénière s'est tenue dans un format hybride, ce qui a nécessité de prendre en compte à la fois la qualité et la quantité de la communication ainsi que les questions de décalage horaire.

L’interaction informelle entre les participants hors ligne est connue pour être difficile dans les réunions hybrides et en ligne, et ce problème n’est toujours pas résolu à ce jour. Par conséquent, lors de cette conférence, nous avons pris des mesures pour maximiser les échanges formels concernant les présentations et la recherche. en particulier,
1. Créez un environnement dans lequel le matériel de présentation peut être partagé à l'avance pour comprendre le contenu de la présentation à l'avance.
2. Utiliser les outils de communication afin que les discussions puissent avoir lieu en dehors du temps de présentation.
3. Enregistrez votre présentation et partagez-la avec les participants à une date ultérieure
Nous avons pris trois mesures.
En plus des diapositives de présentation, nous avons également utilisé le pré-enregistrement de vidéos de présentation pour partager à l'avance les supports de présentation. Presque tous les présentateurs ont fourni du matériel et nous avons pu le partager avec les participants. Slack a été utilisé comme outil de communication et plus de 2 XNUMX communications ont eu lieu, donnant lieu à des discussions animées. Les enregistrements des présentations ont été visionnés pendant plusieurs mois et nous pensons qu'ils ont été pleinement exploités.

Concernant la question du décalage horaire, étant donné qu'il y avait de nombreux participants à la séance plénière des États-Unis et d'Europe, nous avons décidé d'avoir des présentateurs en ligne des États-Unis le matin, heure du Japon, et des présentateurs d'Europe le soir, heure du Japon. Nous avons donc veillé à ce que chaque présentateur ne fasse pas une présentation au milieu de la nuit. En conséquence, la plupart des présentateurs en ligne ont pu présenter leurs présentations à temps et la discussion s'est déroulée sans aucun problème. De plus, les participants qui n'ont pas pu écouter la discussion en temps réel en raison du décalage horaire ont pu en apprendre davantage sur la présentation en regardant les supports de présentation et les vidéos de présentation, et ont pu poser des questions ultérieurement via Slack. aucune plainte de la part des participants en ligne concernant les présentations ou les discussions.

J'ai senti que Dejima Messe Nagasaki était une salle de conférence idéale pour organiser des conférences académiques. Nous pouvons garantir une capacité de file d'attente suffisante, ce qui pose problème pour les événements hybrides, et mieux encore, nous sommes à seulement 1 minute à pied de la gare de Nagasaki, il n'est donc pas nécessaire d'allouer des ressources pour guider les participants vers le lieu. Cela semble être un énorme avantage lorsqu’il s’agit de tenir des réunions. De plus, le plafond est suffisamment haut pour favoriser des discussions animées.
De plus, il existe de nombreux sites touristiques, il est donc facile d'organiser des excursions. Il y a peu d'installations de style purement japonais, donc les excursions pour des conférences internationales peuvent demander un peu d'ingéniosité, mais on peut se rendre dans des endroits comme Unzen et Takeo en bus, donc je n'ai pas eu de mal à choisir une destination.