Voix de l'organisateur [M. Mikio Nakajima]

La 13e conférence académique de la Société japonaise de pharmacie à domicile devait initialement se tenir au Nagasaki Brick Hall en juillet avec plus de 7 1,000 participants. À l'approche de l'événement, nous avons pensé qu'il serait difficile de tenir l'événement comme prévu, c'est pourquoi nous avons d'abord envisagé l'idée de le reporter et de le tenir en personne plus tard cette année. Cependant, comme il a été déterminé que l'impact de la nouvelle infection à coronavirus serait probablement à long terme, l'événement a été reporté de deux mois à septembre et la période de l'événement a été modifiée en un « événement Web avec un événement imprimé ». Pendant 2 jours, les négociations concernant le contenu du programme et la coopération des entreprises sponsors ont dû reprendre à zéro.

C'était la première expérience pour tout le monde, y compris le secrétariat de la conférence à Osaka, d'organiser une conférence en ligne, mais le bureau de la conférence disposait d'un personnel qui maîtrisait bien la création de sites Web, ils ont donc rapidement terminé le site Web de la conférence en ligne, et celui de Nagasaki. Les membres résidents (Président : M. Hitoshi Sasaki, Président du comité d'organisation : Mikio Nakajima, Président du comité directeur : M. Mugen Teshima, Comité directeur : M. Hiromitsu Fukuchi) ont collaboré pour créer un nouveau PV promotionnel pour la conférence en ligne et la conférence en ligne. Nous avons activement diffusé des informations pour inciter les gens à se préinscrire à l'événement, en utilisant les réseaux sociaux et les sites vidéo.
L'aspect le plus difficile a été de proposer un nouveau projet qui permettrait au plus grand nombre de membres possible de participer à la conférence en ligne, leur donnant un sentiment de « amusement typique de Nagasaki » qui rivaliserait avec la conférence réelle. C'est pourquoi nous avons eu l'idée d'un « rassemblement social en ligne au temple Confucius de Nagasaki (une soirée de henmen, d'erhu et de danses du dragon) » et, dans l'espoir d'avoir une fonction de concierge en tant qu'OGD, nous avons consulté la Nagasaki International Tourism and Convention Association. Une nouvelle collaboration avec les acteurs du MICE et les opérateurs commerciaux est née.
Les principaux projets après le passage à la conférence en ligne autres que le rassemblement social sur le Web sont : (1) la distribution de « set de bonbons de Nagasaki » aux participants pré-inscrits, (2) la mise en place d'un « site de vente de produits locaux » sur le site Web, et (3) le message « Bienvenue au maire de Nagasaki » et la « vidéo virtuelle de visite de Nagasaki » publiés sur le site Web.
En particulier, le « set de bonbons de Nagasaki » a été salué par de nombreux participants comme un « cadeau qui vous donne un avant-goût de Nagasaki », et il y a eu une réponse visible principalement sur les réseaux sociaux. En outre, les participants qui ont observé l'atmosphère magique du temple de Confucius la nuit et d'autres attractions telles que l'étrange spectacle de masques lors du rassemblement social en ligne ont déclaré lors du chat de la journée : « Je veux aller à Nagasaki une fois que la pandémie de coronavirus se sera calmée. .'' Je l'ai fait. Grâce au travail d'équipe de toutes les personnes impliquées dans le MICE de Nagasaki, malgré le passage à une conférence en ligne, le nombre de participants pré-inscrits a dépassé 1,000 1,185 (le nombre final de participants était de XNUMX XNUMX).

J'ai moi-même redécouvert la « bonté de Nagasaki » en découvrant les activités des personnes impliquées dans le MICE de Nagasaki et des jeunes artistes de masques du sanctuaire Confucius de Nagasaki, que je n'avais jamais rencontrés à la Real Society. Pouvoir participer à la planification et à la gestion des Jeux de Nagasaki en tant que président du comité d'organisation a été une expérience vraiment merveilleuse qui a été pour moi une grande source d'inspiration.

Après avoir décidé de passer à une conférence en ligne, la première chose sur laquelle nous avons travaillé a été de créer un programme capable de surmonter les défis liés à la tenue d'une conférence dans la vie réelle et de créer l'attrait de la conférence de Nagasaki qui ne pouvait se tenir qu'en ligne.
Dans le cas de l'événement réel, le programme prévoyait plusieurs conférences dans 2 lieux sur 6 jours, donc si les sessions auxquelles vous souhaitiez participer étaient en même temps, vous ne pourriez assister qu'à une seule session, et si le Les séances étaient populaires, vous ne pouviez pas entrer dans la salle. Il y avait des problèmes comme celui-ci. On ne peut rien y faire dans un événement réel. Cependant, avec une conférence en ligne, vous pouvez reconsidérer la structure du programme et la durée de détention. Par conséquent, des conférences spéciales données par des conférenciers désignés et des sessions sponsorisées par des entreprises partenaires seront dispensées en temps réel, et des conférences générales et des symposiums seront dispensés sur demande avec des vidéos de conférences préenregistrées, permettant de participer à toutes les sessions rendues possibles.

En outre, la durée de l'événement a été fixée à 15 jours afin que les participants puissent regarder les conférences à la demande suffisamment de temps. En conséquence, l'événement a été très bien accueilli, les participants disant des choses comme : « J'ai pu voir les diapositives clairement », « J'ai pu regarder la distribution à la demande encore et encore » et «J'ai pu prendre plus de plaisir à participer qu'à l'événement réel.» Bien entendu, la condition préalable était que nous puissions préparer une situation de distribution garantissant un certain niveau de qualité avec l'aide du bureau de conférence d'Osaka.

D'autre part, afin de rendre le tournoi de Nagasaki unique en l'organisant en ligne, nous avons choisi le temple Confucius de Nagasaki comme lieu de rencontre sociale en ligne, qui dégage une atmosphère exotique typique de Nagasaki et constitue une installation semi-extérieure pouvant être protégé de la pluie. Le jour de l'événement, les principales représentations étaient un spectacle en direct de Henmen et Erhu, et une vidéo préenregistrée de la danse du dragon filmée par un drone, ainsi qu'un ensemble d'alcool et de collations de Nagasaki qui pouvaient être achetés à l'avance. Lors de la réunion sociale sur le Web, un présentateur populaire d'une chaîne de télévision locale et moi-même avons servi de présentateurs, et nous avons diffusé en direct le « plaisir de Nagasaki » à travers des reportages culinaires et des attractions sur les produits locaux.

La conférence de Nagasaki de cette année a été inopinément transformée en conférence en ligne. Cependant, Nagasaki a une histoire influencée par diverses cultures japonaise et néerlandaise et possède de nombreuses installations, sites historiques et culture culinaire uniques, ce qui en fait une ville riche en sites touristiques et en délicieuses spécialités. En conséquence, nous avons pu proposer un contenu attrayant qui pourrait être unique à une conférence en ligne. Je crois également que ces mécanismes ont été un facteur majeur pour motiver les membres universitaires à s'inscrire à l'avance pour participer. De plus, l'un des avantages d'organiser le tournoi à Nagasaki est que j'ai pu rencontrer beaucoup de gens locaux et redécouvrir les belles choses de Nagasaki.

Nagasaki est extrêmement populaire en tant que lieu pour les conférences et conférences universitaires. Veuillez organiser votre conférence ou conférence académique à Nagasaki, une ville que tout le monde veut visiter dans tout le pays. Ce sera une bonne expérience d'organiser cet événement et j'aurai beaucoup de plaisir à interagir et à parler avec autant de personnes. Cette fois, nous avons eu l'idée d'un « rassemblement social en ligne au temple Confucius de Nagasaki » comme un nouveau projet qui permet aux gens de vivre autant le plaisir de Nagasaki que la vraie conférence, nous aimerions donc inviter les locaux. les gouvernements et les personnes liées au MICE qui n'ont pas pu se connecter à la véritable conférence, de nouvelles collaborations avec des opérateurs commerciaux sont nées et nous avons pu mener les Jeux de Nagasaki vers le succès. Le maire de Nagasaki a également participé à la rencontre sociale en ligne, ce qui n'aurait pas été possible lors d'une véritable conférence universitaire. Pouvoir participer à la planification et à la gestion du tournoi de Nagasaki a été une expérience vraiment merveilleuse qui sera également une grande source d'inspiration pour moi. Je pense que la chose la plus importante pour attirer et organiser une conférence ou une conférence universitaire est de choisir un lieu doté de bonnes installations et d'avoir la chance de compter sur des supporters fiables. Si vous travaillez dans un endroit approprié qui correspond à l'objectif de votre conférence ou conférence et que vous travaillez avec d'excellents collègues, votre conférence ou conférence sera certainement un succès.