Voix de l'organisateur [M. Kazuya Honda]

J'ai assumé le rôle de président trois ans avant l'événement. À partir de ce moment-là, je ne pensais plus qu’à : « Que puis-je faire en tant que président, que vais-je laisser derrière moi et que pourrai-je transmettre ? » La réponse à laquelle nous sommes parvenus était la suivante : « En tirant parti de l'initiative, de la force de l'équipe et de la créativité (de nouvelles idées normales) de l'équipe impliquée dans la préparation de l'événement, nous pouvons surmonter la pandémie de COVID-3 d'une nouvelle manière en gérant et organiser une conférence académique.'', pour se connecter à une nouvelle ère (l'ère With/After Corona).
　Pour cette raison, la 7e Société japonaise de la NP Society (Plenary Society) s'est tenue sans le soutien de la société de gestion, mais s'est appuyée sur « les idées et l'action originales des membres de planification et de gestion » et « la collaboration avec les professionnels (informatique ingénieur)." De la conception à la planification, en passant par la préparation, le jour d'exploitation, le soutien administratif, etc., nous avons essayé de tout faire "à la main" de tout notre cœur.
　Le plan initial était d'accueillir et d'héberger environ 700 participants à Nagasaki (localement), mais en raison de la pandémie de COVID-19 lors de l'événement, nous avons dû reporter l'événement localement. Nous avons décidé de passer d'un événement « à un événement principalement hybride. tenue en ligne''. Cependant, les membres basés à Nagasaki (Président : M. Kazuya Honda, Vice-présidents : M. Yasue Izumi, M. Kendai Ito, Président du Comité de planification et de gestion : Tomoya Morizuka, Président adjoint du Comité de planification et de gestion : M. Hayato Takayama) a décidé de changer la méthode d'organisation de l'événement. M. Kinuyo Tsunozaki (secrétaire-directeur) a adopté une approche proactive et a travaillé ensemble pour préparer l'événement, avec l'idée que « même s'il s'est déroulé en ligne, nous voulions que les gens participent en tant que tels. s'ils collaboraient à Nagasaki. La période de préparation n'a pas été facile, mais avec le recul, mon plus beau souvenir a été de m'amuser en décidant de la méthode de l'événement et en réfléchissant aux plans de relations publiques, basés sur les idées de nombreux supporters. (Pour plus de détails, veuillez vous référer au rapport de l'événement : disponible sur le site Internet)
　En effet, en réalisant diverses initiatives (plans), nous avons pu recevoir plus de participants que prévu. Les résultats de l'enquête post-enquête ont montré qu'environ 90 % des participants étaient très satisfaits de leur participation à la conférence universitaire. Par ailleurs, nous avons reçu de nombreux commentaires heureux tels que « J'ai eu beaucoup de plaisir à participer jusqu'au bout. C'était la première fois que je pouvais participer sans m'ennuyer » et « C'était une très bonne conférence académique avec un nouveau type de format de conférence. » Ce fut une réunion très satisfaisante.
　Je suis une infirmière travaillant en milieu clinique dans un hôpital. J'ai pu mener cet événement au succès grâce à la collaboration de tous les membres du Centre médical de l'Organisation nationale des hôpitaux de Nagasaki, auquel j'appartiens, de toutes les personnes impliquées dans le MICE de Nagasaki et de tous ceux qui m'ont soutenu, je le pense. Ce fut également une expérience formidable pour moi de pouvoir réfléchir à l'attrait de Nagasaki du point de vue des participants.

Pour résumer notre conférence en un mot, même pendant la pandémie, nous utiliserons pleinement les outils informatiques et les systèmes de distribution Web pour accroître le sentiment d'épanouissement et de satisfaction des présentateurs, des participants et des organisateurs, et pour promouvoir le développement académique. On peut dire qu'il y avait aussi l'aspect d'une « grande expérience sociale » dans le but de créer un style de convention auquel les gens pourraient contribuer. Je voudrais présenter quelques initiatives spécifiques.
　L'association a défini sa propre vision et sa mission à réaliser et a mis l'accent sur leur réalisation, en envisageant et en mettant en œuvre des projets très originaux basés sur sa propre politique de gestion. Ici, je voudrais partager mes réflexions sur le plan de relations publiques.

[Politique de gestion]
1. Réduction significative des coûts
2. Divulgation d’informations abondantes et en temps opportun du point de vue des participants
19. Réponse flexible et mesures rigoureuses de contrôle des infections pendant la pandémie de COVID-XNUMX
4. Gestion de conférences académiques basée sur des données (gestion basée sur des preuves)
5. Contribuer au développement des conférences universitaires sur les infirmières cliniciennes (IP) et les sciences infirmières, etc., pour se connecter à la prochaine conférence universitaire.
　 Gestion (explorer la meilleure façon de gérer les conférences académiques avec et après le coronavirus, évaluer et analyser le processus de préparation et de mise en œuvre, etc.)
6. Rationaliser les tâches opérationnelles pour équilibrer la pratique clinique et la préparation aux conférences universitaires
7. Mettez l’accent sur le travail d’équipe et amusez-vous en vous préparant
8. Croyez toujours en l’originalité et en une nouvelle pensée normale

[Plan de relations publiques spécifique]
　Il est de plus en plus courant que les conférences académiques se tiennent en ligne, et il est important de renforcer la valeur et l'originalité des projets académiques. À travers la gestion de cette association, j'ai senti que la « diffusion de la valeur » était un point important pour renforcer davantage l'attractivité de l'association. et capacité à attirer les clients.
　Pour cette raison, cette conférence vise à faire de Nagasaki, berceau de la médecine occidentale et ville d'échanges culturels internationaux, l'une des attractions du lieu, afin que chaque participant puisse avoir le sentiment d'interagir réellement avec Nagasaki en ligne. a réalisé une planification participative avant même l'événement, afin que les participants puissent s'impliquer davantage. Plus précisément, nous avons travaillé à la diffusion d'images et de vidéos de sites touristiques de la préfecture de Nagasaki sur (1) le SNS officiel de la société et (2) YouTube officiel afin de susciter l'intérêt pour la préfecture de Nagasaki. De plus, ③ nous collecterons des questions simples qui ne peuvent pas être posées lors de conférences universitaires, et nous répondrons à ces questions de manière radiophonique, et ④ nous collecterons des vidéos de soutien à la conférence du Japon et de l'étranger, et distribuerons régulièrement les Nous avons édité des vidéos pour les participants. Nous avons travaillé pour créer un espace virtuel où chaque participant pourrait jouer un rôle de premier plan et interagir les uns avec les autres en diffusant l'événement sur le lieu d'apprentissage en ligne réel.
　En outre, suite au désir du président de « laisser des archives plutôt que des souvenirs », la collection de résumés, désormais disponible sur le Web, est également publiée sous forme de livret. L'intérieur du livret comprend également des photos de visites touristiques. endroits à Nagasaki, et l'enveloppe pour l'expédition inclut la ville de Nagasaki. Nous avons inclus des brochures touristiques pour vous aider à avoir l'impression d'avoir réellement voyagé à Nagasaki.
　Le résultat de cette « grande expérience sociale » fut, bien entendu, un grand succès. Je pense également que l'un de nos efforts majeurs a été d'analyser le processus de préparation derrière la réunion réussie et de le compiler dans un rapport. (Pour plus de détails, veuillez vous référer au rapport de l'événement : disponible sur le site Internet)
　En tant qu’organisateur, nous espérons que ces informations seront utiles à la gestion des conférences académiques à l’ère du COVID-19.

Nagasaki, où je suis né et j'ai grandi, possède de nombreuses attractions touristiques dont je suis fier. En outre, des infrastructures favorisant les échanges universitaires sont en cours de développement, comme le Dejima Messe Nagasaki et l'ouverture du Shinkansen. En fait, j'ai senti que tout le monde au MICE de Nagasaki et dans la ville dans son ensemble nous soutenait en invitant et en organisant une conférence universitaire, et nous avons reçu beaucoup de soutien, alors s'il vous plaît, envisagez d'inviter et d'organiser une conférence universitaire à l'avenir. j'espère que ceux d'entre vous qui l'ont fait feront le premier pas. J'ai également un nouvel objectif : devenir une personne capable d'accueillir une conférence universitaire internationale. En tant que citoyen de la préfecture de Nagasaki, j'espère qu'un jour, Nagasaki ne sera pas seulement une ville touristique, mais aussi une ville d'échanges universitaires florissante.